Постанова КМУ №812: військовий облік підприємств переходить у цифровий режим
Зміни до Порядку №1487 виглядають як технічне оновлення, але для роботодавців це фактично нова модель військового обліку: кадрові дані, військово-облікові документи, Дія, Реєстр «Оберіг» і дані Пенсійного фонду починають зводитися в один електронний ланцюг. Найпомітніша деталь для HR - правило 72 годин для електронного ВОД перед прийняттям на роботу.
Постанова №812 не просто додає ще одну форму або уточнює окремий строк. Вона змінює логіку військового обліку на підприємстві: дані роботодавця більше не живуть окремо від державних реєстрів. Якщо у кадрових документах одна дата прийняття, у Пенсійному фонді інша інформація, а в Реєстрі «Оберіг» працівник має інший статус або місце роботи, така розбіжність може проявитися під час електронного звіряння.
Офіційний текст змін опублікований у PDF постанови КМУ №812. Нижче - практичний розбір для керівника, кадровика і відповідального за військовий облік.
1. Прийняття на роботу: ВОД треба перевірити до наказу
Під час прийняття на роботу роботодавець має перевіряти наявність військово-облікового документа в електронній або паперовій формі. Але ключова нова деталь стосується саме електронного ВОД: він має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу.
Для підприємства це означає просту річ: старий скріншот із Резерв+ або PDF, сформований місяць тому, не повинен бути основою для оформлення. Перед наказом про прийняття потрібно мати актуальний документ і перевірити, що дані в ньому відповідають обліковим даним Реєстру.
2. Приймати можна лише після взяття особи на військовий облік
Зміни прямо прив'язують прийняття на роботу і взяття на персональний військовий облік до факту перебування особи на військовому обліку у відповідному ТЦК та СП, СБУ або розвідувальному органі.
Це ризиковий блок для HR. Якщо кандидат має військово-обліковий документ, але в ньому видно проблему з обліком, статусом або ТЦК, правильна послідовність така: спочатку врегулювання облікового статусу, потім оформлення працевлаштування. Інакше підприємство може отримати розбіжність уже на старті трудових відносин.
3. Повідомлення про прийняття і звільнення: 7 днів, але електронний канал стає пріоритетом
Після наказу про прийняття, звільнення, завершення навчання або відрахування повідомлення подається у 7-денний строк. Новий акцент полягає в тому, що за технічної можливості повідомлення має подаватися через Портал Дія або кабінет персонального військового обліку.
Якщо повідомлення подано електронно, паперовий дубль не потрібен. Це важливо для внутрішнього процесу: підприємству треба визначити, хто формує повідомлення, хто підписує його КЕП або УЕП, хто контролює статус подання і хто реагує на відхилення.
4. Зміни в облікових даних: 5 днів на внесення і щомісячне повідомлення до 5 числа
Якщо працівник подав документи або через Дію відобразились зміни щодо персональних чи службових даних, підприємство має внести зміни до списків персонального військового обліку у 5-денний строк.
Повідомлення про такі зміни надсилаються щомісяця до 5 числа через кабінет персонального обліку, а якщо технічної можливості немає - у паперовій формі. Найчутливіші поля для контролю: ПІБ, РНОКПП, дата народження, адреса, фактичне проживання, місце роботи, посада, дата і номер наказу про прийняття або звільнення.
5. Звіряння стає регулярним і електронним
Списки персонального військового обліку мають звірятися не рідше одного разу на рік: як із військово-обліковими документами працівників, так і з обліковими даними ТЦК, СБУ або розвідувальних органів.
Для ТЦК на території відповідальності звіряння проводиться за графіком, затвердженим місцевою адміністрацією або військовою адміністрацією. Якщо підприємство не включене до графіка, строки погоджуються з відповідним ТЦК. Для ТЦК в інших адміністративно-територіальних одиницях звіряння проводиться у погоджені строки, але не пізніше 1 грудня поточного року.
Окрема нова логіка: відповідальні особи мають проводити звіряння засобами Порталу Дія або через кабінет персонального обліку. Паперові списки і копії ВОД залишаються резервним варіантом, коли технічної можливості немає.
6. Новий Додаток 28¹: цифровий регламент для підприємств
Порядок №1487 доповнено Додатком 28¹. Він описує правила звіряння даних списків персонального військового обліку з Реєстром та подання повідомлень про зміну облікових даних через Дію.
Для роботодавця це фактично новий електронний регламент: сформувати повідомлення, підписати його, отримати дані з Реєстру, внести зміни, відстежити підтвердження або відхилення. Процес більше не зводиться до того, щоб раз на рік роздрукувати список і віднести його до ТЦК.
7. Керівник відповідає за організацію і контроль
У новому регламенті прямо зазначено, що керівник підприємства забезпечує організацію ведення персонального військового обліку та контроль за його веденням. Звіряння може здійснювати відповідальна особа, керівник або уповноважена особа, яка має право діяти від імені юридичної особи.
Тому підприємству варто перевірити не тільки наказ про відповідального за військовий облік. Потрібно також зрозуміти, хто реально може підписувати електронні повідомлення від імені юрособи, чи є КЕП/УЕП, чи збігаються повноваження в ЄДР, і хто контролює технічний результат подання.
8. Підприємство отримуватиме більше даних з Реєстру
Через повідомлення в Дії підприємство зможе отримувати відомості з Реєстру щодо працівників. Йдеться не лише про базові паспортні дані, а й про категорію обліку, військове звання, ВОС, ТЦК обліку, відстрочку або спеціальний військовий облік, строк їх дії, наявність порушень за статтями 210 і 210¹ КУпАП, дані про військову службу, мобілізаційне розпорядження, посаду і реквізити наказу про прийняття.
Це означає, що військовий облік підприємства все більше залежатиме від якості кадрових даних. Помилки в РНОКПП, датах наказів, назвах посад, адресах або статусах можуть створювати проблеми не лише в паперовій справі, а й під час автоматичного зіставлення з державними реєстрами.
9. Якщо дані не збігаються з Реєстром, треба подавати повідомлення про додавання або видалення
Якщо кількість призовників, військовозобов'язаних і резервістів у трудових відносинах або з припиненими трудовими відносинами не відповідає інформації з Реєстру, підприємство формує через Дію електронне повідомлення про внесення змін до списку.
Це зачіпає поширену проблему: працівник уже звільнений, але ще «висить» у даних, або навпаки - працівник є в трудових відносинах, але не відображається коректно. Постанова №812 вводить для цього окремий механізм виправлення.
Після надсилання такого повідомлення Реєстр має оновити інформацію про місце роботи протягом 72 годин автоматично, якщо підтверджується перебування особи на військовому обліку та факт трудових відносин або їх припинення за даними Пенсійного фонду України. Якщо автоматична перевірка не проходить, дані перевіряє оператор ТЦК протягом трьох робочих днів.
10. Звільнених не прибирають зі списків одразу
Відомості щодо осіб, виключених з персонального військового обліку у зв'язку зі звільненням, завершенням навчання, відрахуванням або увільненням через призов чи прийняття на військову службу, зберігаються у списках до кінця поточного року з відображенням їх чисельності у відомості оперативного обліку.
Окремо варто звернути увагу на працівників, з якими призупинено дію трудового договору за статтею 13 Закону про трудові відносини в умовах воєнного стану. Вони залишаються у списках персонального військового обліку.
11. Надмірні звіряння можуть обмежуватися
У Додатку 28¹ передбачено, що кількість фіксацій звіряння може бути обмежена засобами Реєстру, якщо виявлено надмірну або необґрунтовану кількість таких дій з боку підприємства. Водночас це не має перешкоджати звірянню у випадках реальних змін у персональному військовому обліку.
Практичний висновок: не варто будувати процес як щоденне безпідставне натискання «звірити». Краще мати зрозумілу логіку: планове річне звіряння, звіряння після масових кадрових змін, звіряння після виправлення помилок або після отримання нових документів від працівника.
Що підприємству зробити зараз
- Оновити процес прийняття на роботу. Додати перевірку ВОД, сформованого не раніше ніж за 72 години до дати прийняття, і перевірку факту перебування кандидата на військовому обліку.
- Переглянути наказ про відповідального за військовий облік. У наказі та внутрішньому порядку має бути зрозуміло, хто збирає дані, хто перевіряє, хто формує повідомлення, хто підписує і хто контролює результат.
- Підготувати КЕП/УЕП і доступи. Без електронного підпису й належних повноважень взаємодія через Дію або кабінет персонального обліку фактично блокується.
- Налаштувати календар строків. 7 днів - повідомлення про прийняття або звільнення; 5 днів - внесення змін до списків; до 5 числа щомісяця - повідомлення про зміну облікових даних; не рідше одного разу на рік - звіряння; до 1 грудня - звіряння з ТЦК в інших адміністративно-територіальних одиницях.
- Почистити кадрові дані. Особливо ПІБ, РНОКПП, дату народження, адресу, посаду, дату і номер наказу, дату звільнення та фактичне місце роботи.
- Завести журнал електронних повідомлень. Фіксувати не тільки «відправлено», а й «підтверджено», «відхилено», причину відхилення, відповідального за виправлення і дату повторної подачі.
- Переглянути звільнених і працівників із призупиненими трудовими договорами. Звільнені залишаються у списках до кінця року, а працівники з призупиненим трудовим договором не виключаються зі списків.
Висновок
Постанова №812 - це не просто «ще одна зміна про Дію». Вона переводить військовий облік підприємств у модель, де роботодавець, ТЦК, Реєстр «Оберіг», Дія, Пенсійний фонд та інші державні реєстри поступово звіряють дані між собою.
Найбільший ризик для підприємств - не сам факт електронного звіряння, а невідповідність кадрових даних даним Реєстру: прийняті й звільнені працівники, адреси, посади, РНОКПП, статус обліку, відстрочки, бронювання та порушення правил військового обліку. Тому правильна реакція на постанову №812 - не чекати першого збою в Дії, а зараз привести до ладу внутрішній процес, документи і відповідальних осіб.